MANUAL DE PROVEEDORES
DEFINICIONES
ACOMPAÑAMIENTO DEL EXPERTO DEL PRODUCTO: Significa brindar asesoría y orientación al personal del pool por parte del experto del proveedor, siguiendo el protocolo de servicio definido por la Organización.
AVERIAS: Productos cuyo deterioro impide su normal funcionamiento y/o perjudica su apariencia y por ende no son susceptibles de ser comercializados. Entre otros casos se puede encontrar averías por empaque, por vencimiento, por mal manejo del producto por parte del consumidor etc.
CEDI: Centro de Distribución
CONTRIBUCION: Es la diferencia entre el precio de venta y el costo de un producto expresado en pesos.
CROSS DOCKING: Operación mediante la cual se hace un recibo centralizado a un proveedor en un solo lugar (Centro de Distribución o Plataforma), con el fin de hacer el despacho inmediato hacia los puntos de venta de la compañía, sin que la mercancía sea almacenada.
DIFUSIÓN: Surtido que resulta de aplicar el espacio asignado para la exhibición de una subcategoría (PARKING) y el número de referencias, bien exhibidas, que caben en ese espacio, teniendo en cuenta además, el cliente objetivo de cada almacén y el clima de la ciudad donde está ubicado.
EAN: Código que facilita la identificación única del ítem a nivel mundial. Está compuesto por 13 dígitos que identifican el país de procedencia, el productor y el producto individualmente considerado. Este código es más utilizado en Europa, y en Norteamérica equivale al código UPC.
EDI: Transferencia de documentos estructurados, mediante mensajes estándares ya convenidos desde una aplicación de computador a otra, por medios electrónicos y con un mínimo de intervención humana.
FORMATO: Tipo de almacén definido en función de su área, surtido y nivel de servicio.
FTE: (Full time employee) Persona equivalente a jornada laboral de 48 horas en la semana.
IAC: Instituto de Automatización Colombiano
INVERSIÓN: Conjunto de aportes que realizan los proveedores para contribuir a la financiación de las actividades comerciales de su producto dentro de la cadena. La finalidad de estos aportes es la de posicionar su producto, generar eficiencia, ventas y prestar un mejor servicio al cliente. Los aportes pueden expresarse en pesos, o como porcentaje de las compras y son negociados y pactados con cada proveedor con base en criterios objetivos.
La destinación de los valores recibidos por concepto de inversión podrá ser, de acuerdo con las condiciones negociadas con el proveedor, tales como: Presencia de productos en los medios masivos impresos de cada uno de los formatos de la compañía, la utilización de espacios preferenciales en los diferentes almacenes (topes de góndola, zonas promociónales, zonas estacionales, sitios preferenciales de la góndola), el desarrollo de actividades comerciales específicas en función de categorías y/o marcas que gestionan los proveedores, para acceder a la red logística de la compañía entendida como el manejo de la mercancía, transporte y almacenamiento de la misma.
MARGEN: Es la diferencia entre el precio de venta descontando el IVA y el costo de un producto, expresado como porcentaje del precio de venta.
NIVEL MÍNIMO DE ENTREGA: El 95% de las cantidades solicitadas al proveedor en cada pedido.
PARKING: Meta de referencias que debe tener el espacio asignado para la exhibición de una subcategoría, considerando la dimensión promedio de los productos y los metros lineales desarrollados de cada subcategoría.
PLAN DE ACCIÓN COMERCIAL (PAC): Es la sumatoria de las actividades comerciales planeadas por los formatos de la Compañía para desarrollar las ventas.
PLU (Price Look Up Unit): Es el código numérico interno con el cual se identifica cada uno de los productos que se comercializan en Almacenes EXITO S.A.
PORTAFOLIO DE PRODUCTO: Significa caracterizar en forma detallada los diferentes tipos de productos: especificaciones, usos, presentaciones, beneficios, restricciones, etc.
RENTABILIDAD: La sumatoria del margen o la contribución más la inversión, expresada en porcentaje o en pesos.
RENTABILIDAD MÍNIMA: Límite inferior de rentabilidad que debe cumplir un producto y/o un proveedor con respecto a la rentabilidad promedio que reporta su categoría.
ROTACIÓN: Número de veces que se vende el inventario, en un período de tiempo determinado.
SIMULADOR COMERCIAL: Herramienta informática que consolida la información correspondiente a los niveles de margen e inversión de los proveedores, y que permite contar con un parámetro objetivo para la evaluación de los niveles de rentabilidad de los proveedores y/o de los productos de Almacenes ÉXITO S.A.
UNIDAD MÍNIMA DE DESPACHO: Unidad mínima en la que un CEDI le despacha a los puntos de venta, y puede ser: El subempaque que contenga la unidad de empaque, o la misma unidad de empaque. Ejm: Unidad de empaque - Caja por 48 unidades, Subempaque - 4 paquetes por 12 unidades, así, la unidad mínima de despacho serían 12 unidades.
ERECHOS DEL PROVEEDOR
Los proveedores que venden sus productos a Almacenes ÉXITO tienen los siguientes derechos:
v Tienen derecho a que se les apliquen las disposiciones contenidas en el presente Manual.
v Tienen derecho a conocer la totalidad de la información relevante respecto a las políticas de selección de proveedores y productos que tiene la Cadena, así como, los cambios que se realicen los cuales deben ser informados previamente a su implementación.
v Tienen derecho a que en la negociación o en el acuerdo comercial que se logre se tengan en cuenta parámetros objetivos tales como la rentabilidad de mercancías, la rotación de los inventarios, los volúmenes de compras, los puntos de venta y las actividades promocionales.
v Tienen derecho a que sus propuestas comerciales sean escuchadas y evaluadas en el comité de codificación.
v Tienen derecho a que le sean atendidas sus peticiones, quejas y reclamos de manera oportuna, según lo establecido en este Manual.
DEBERES DEL PROVEEDOR
v Entregar oportunamente los productos en las cantidades, a los precios, en las condiciones y en los lugares acordados.
v Responder por la calidad de sus productos y hacerle seguimiento constante al negocio. El proveedor debe garantizar que todos los productos que fabrique o compre para venderlos a Almacenes EXITO, cumplen con las normas vigentes y especialmente aquellas relacionadas con la protección al consumidor, la lealtad comercial y la protección al medio ambiente.
v Ajustarse a la normatividad vigente, especialmente a las normas sobre libre y leal competencia, protección al consumidor, propiedad industrial y metrología.
v Diseñar e implementar políticas, al interior de su empresa, que le permitan preservar en el tiempo los estándares de calidad, el posicionamiento de sus productos en el mercado y los márgenes de los mismos.
LA DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS
Almacenes ÉXITO se compromete a aplicar, a todos los proveedores, los criterios objetivos para la devolución de mercancías contenidos en el presente Manual, sin perjuicio de que se pacten con algunos proveedores condiciones especiales en atención a sus circunstancias particulares. Los motivos de la devolución serán informados a los proveedores en cada oportunidad.
Causas que imposibiliten el recibo de mercancía y/o que generen su devolución:
v La entrega no corresponde con el pedido.
v Pedido vencido o cancelado
v Entrega anticipada a la fecha acordada por las partes
v Desconocimiento del proveedor del número de pedido
v Entrega sin factura original
Por EAN:
v Sin EAN en el producto y/o en el empaque
v No se lee el EAN (Después de aplicar muestreo con Tabla Militar)
v EAN desconocido - error en el código de barras
Por empaque o embalaje:
v Empaque no estándar
v Peso del empaque superior a 25 kilos
Por condiciones de la mercancía:
v Mala calidad
v Mercancía averiada
v Entrega de mercancía sin cumplir los parámetros de fechas de vencimiento
v Mercancía vencida ó próxima a vencerse.
Por marcación del precio de venta:
v Mercancía sin marcar cuando existe previo acuerdo para su marcación
Por presentación y protección:
v Mercancía sin gancho
v Sin porta tallas
v Sin identificación (Textiles)
FORMAS DE PAGO A LOS PROVEEDORES
1. Cheques Automáticos emitidos con plaza bancaria Medellín, Bogotá o Cali
2. Transferencia Electrónica de Fondos -TEF
3. Cheques Manuales con plaza bancaria de ciudades intermedias
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)
La compañía cuenta con el departamento PQR “Peticiones, Quejas y Reclamos”, en el cual se atenderán todas las reclamaciones por temas derivados de la relación entre la compañía y los proveedores, tanto contables como no contables. Las quejas derivadas de problemas de atención y servicio se seguirán atendiendo a través del correo electrónico acerquémonos.mas@grupo-exito.com
AVERIAS: Productos cuyo deterioro impide su normal funcionamiento y/o perjudica su apariencia y por ende no son susceptibles de ser comercializados. Entre otros casos se puede encontrar averías por empaque, por vencimiento, por mal manejo del producto por parte del consumidor etc.
CEDI: Centro de Distribución
CONTRIBUCION: Es la diferencia entre el precio de venta y el costo de un producto expresado en pesos.
CROSS DOCKING: Operación mediante la cual se hace un recibo centralizado a un proveedor en un solo lugar (Centro de Distribución o Plataforma), con el fin de hacer el despacho inmediato hacia los puntos de venta de la compañía, sin que la mercancía sea almacenada.
DIFUSIÓN: Surtido que resulta de aplicar el espacio asignado para la exhibición de una subcategoría (PARKING) y el número de referencias, bien exhibidas, que caben en ese espacio, teniendo en cuenta además, el cliente objetivo de cada almacén y el clima de la ciudad donde está ubicado.
EAN: Código que facilita la identificación única del ítem a nivel mundial. Está compuesto por 13 dígitos que identifican el país de procedencia, el productor y el producto individualmente considerado. Este código es más utilizado en Europa, y en Norteamérica equivale al código UPC.
EDI: Transferencia de documentos estructurados, mediante mensajes estándares ya convenidos desde una aplicación de computador a otra, por medios electrónicos y con un mínimo de intervención humana.
FORMATO: Tipo de almacén definido en función de su área, surtido y nivel de servicio.
FTE: (Full time employee) Persona equivalente a jornada laboral de 48 horas en la semana.
IAC: Instituto de Automatización Colombiano
INVERSIÓN: Conjunto de aportes que realizan los proveedores para contribuir a la financiación de las actividades comerciales de su producto dentro de la cadena. La finalidad de estos aportes es la de posicionar su producto, generar eficiencia, ventas y prestar un mejor servicio al cliente. Los aportes pueden expresarse en pesos, o como porcentaje de las compras y son negociados y pactados con cada proveedor con base en criterios objetivos.
La destinación de los valores recibidos por concepto de inversión podrá ser, de acuerdo con las condiciones negociadas con el proveedor, tales como: Presencia de productos en los medios masivos impresos de cada uno de los formatos de la compañía, la utilización de espacios preferenciales en los diferentes almacenes (topes de góndola, zonas promociónales, zonas estacionales, sitios preferenciales de la góndola), el desarrollo de actividades comerciales específicas en función de categorías y/o marcas que gestionan los proveedores, para acceder a la red logística de la compañía entendida como el manejo de la mercancía, transporte y almacenamiento de la misma.
MARGEN: Es la diferencia entre el precio de venta descontando el IVA y el costo de un producto, expresado como porcentaje del precio de venta.
NIVEL MÍNIMO DE ENTREGA: El 95% de las cantidades solicitadas al proveedor en cada pedido.
PARKING: Meta de referencias que debe tener el espacio asignado para la exhibición de una subcategoría, considerando la dimensión promedio de los productos y los metros lineales desarrollados de cada subcategoría.
PLAN DE ACCIÓN COMERCIAL (PAC): Es la sumatoria de las actividades comerciales planeadas por los formatos de la Compañía para desarrollar las ventas.
PLU (Price Look Up Unit): Es el código numérico interno con el cual se identifica cada uno de los productos que se comercializan en Almacenes EXITO S.A.
PORTAFOLIO DE PRODUCTO: Significa caracterizar en forma detallada los diferentes tipos de productos: especificaciones, usos, presentaciones, beneficios, restricciones, etc.
RENTABILIDAD: La sumatoria del margen o la contribución más la inversión, expresada en porcentaje o en pesos.
RENTABILIDAD MÍNIMA: Límite inferior de rentabilidad que debe cumplir un producto y/o un proveedor con respecto a la rentabilidad promedio que reporta su categoría.
ROTACIÓN: Número de veces que se vende el inventario, en un período de tiempo determinado.
SIMULADOR COMERCIAL: Herramienta informática que consolida la información correspondiente a los niveles de margen e inversión de los proveedores, y que permite contar con un parámetro objetivo para la evaluación de los niveles de rentabilidad de los proveedores y/o de los productos de Almacenes ÉXITO S.A.
UNIDAD MÍNIMA DE DESPACHO: Unidad mínima en la que un CEDI le despacha a los puntos de venta, y puede ser: El subempaque que contenga la unidad de empaque, o la misma unidad de empaque. Ejm: Unidad de empaque - Caja por 48 unidades, Subempaque - 4 paquetes por 12 unidades, así, la unidad mínima de despacho serían 12 unidades.
ERECHOS DEL PROVEEDOR
Los proveedores que venden sus productos a Almacenes ÉXITO tienen los siguientes derechos:
v Tienen derecho a que se les apliquen las disposiciones contenidas en el presente Manual.
v Tienen derecho a conocer la totalidad de la información relevante respecto a las políticas de selección de proveedores y productos que tiene la Cadena, así como, los cambios que se realicen los cuales deben ser informados previamente a su implementación.
v Tienen derecho a que en la negociación o en el acuerdo comercial que se logre se tengan en cuenta parámetros objetivos tales como la rentabilidad de mercancías, la rotación de los inventarios, los volúmenes de compras, los puntos de venta y las actividades promocionales.
v Tienen derecho a que sus propuestas comerciales sean escuchadas y evaluadas en el comité de codificación.
v Tienen derecho a que le sean atendidas sus peticiones, quejas y reclamos de manera oportuna, según lo establecido en este Manual.
DEBERES DEL PROVEEDOR
v Entregar oportunamente los productos en las cantidades, a los precios, en las condiciones y en los lugares acordados.
v Responder por la calidad de sus productos y hacerle seguimiento constante al negocio. El proveedor debe garantizar que todos los productos que fabrique o compre para venderlos a Almacenes EXITO, cumplen con las normas vigentes y especialmente aquellas relacionadas con la protección al consumidor, la lealtad comercial y la protección al medio ambiente.
v Ajustarse a la normatividad vigente, especialmente a las normas sobre libre y leal competencia, protección al consumidor, propiedad industrial y metrología.
v Diseñar e implementar políticas, al interior de su empresa, que le permitan preservar en el tiempo los estándares de calidad, el posicionamiento de sus productos en el mercado y los márgenes de los mismos.
LA DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS
Almacenes ÉXITO se compromete a aplicar, a todos los proveedores, los criterios objetivos para la devolución de mercancías contenidos en el presente Manual, sin perjuicio de que se pacten con algunos proveedores condiciones especiales en atención a sus circunstancias particulares. Los motivos de la devolución serán informados a los proveedores en cada oportunidad.
Causas que imposibiliten el recibo de mercancía y/o que generen su devolución:
v La entrega no corresponde con el pedido.
v Pedido vencido o cancelado
v Entrega anticipada a la fecha acordada por las partes
v Desconocimiento del proveedor del número de pedido
v Entrega sin factura original
Por EAN:
v Sin EAN en el producto y/o en el empaque
v No se lee el EAN (Después de aplicar muestreo con Tabla Militar)
v EAN desconocido - error en el código de barras
Por empaque o embalaje:
v Empaque no estándar
v Peso del empaque superior a 25 kilos
Por condiciones de la mercancía:
v Mala calidad
v Mercancía averiada
v Entrega de mercancía sin cumplir los parámetros de fechas de vencimiento
v Mercancía vencida ó próxima a vencerse.
Por marcación del precio de venta:
v Mercancía sin marcar cuando existe previo acuerdo para su marcación
Por presentación y protección:
v Mercancía sin gancho
v Sin porta tallas
v Sin identificación (Textiles)
FORMAS DE PAGO A LOS PROVEEDORES
1. Cheques Automáticos emitidos con plaza bancaria Medellín, Bogotá o Cali
2. Transferencia Electrónica de Fondos -TEF
3. Cheques Manuales con plaza bancaria de ciudades intermedias
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)
La compañía cuenta con el departamento PQR “Peticiones, Quejas y Reclamos”, en el cual se atenderán todas las reclamaciones por temas derivados de la relación entre la compañía y los proveedores, tanto contables como no contables. Las quejas derivadas de problemas de atención y servicio se seguirán atendiendo a través del correo electrónico acerquémonos.mas@grupo-exito.com